Portal internetowy
Halo Rental System

Polityka prywatności

serwisu internetowego halorentalsystem.com

1. INFORMACJE OGÓLNE

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników strony internetowej halorentalsystem.com (dalej: „Serwis”).

Administratorem danych osobowych jest Halo Rental System spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, Aleje Jerozolimskie 181B, 02-222 Warszawa (dalej: „Administrator” lub „Spółka”).

Administrator przykłada szczególną wagę do ochrony prywatności użytkowników Serwisu oraz przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności:

Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (RODO)

2. KONTAKT W SPRAWACH OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się
z Administratorem:

• drogą elektroniczną: rodo@halorentalsystem.com
• pisemnie: Aleje Jerozolimskie 181B, 02-222 Warszawa

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych. Zadania z zakresu ochrony danych realizuje wyznaczony przez Zarząd Specjalista ds. ochrony danych.

3. ZAKRES I ŹRÓDŁO DANYCH OSOBOWYCH

Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych w niniejszej Polityce.

3.1 Dane podawane przez użytkownika

Administrator przetwarza dane osobowe przekazywane dobrowolnie przez użytkowników za pośrednictwem formularzy dostępnych w Serwisie:

Formularz kontaktowy (kontakt ogólny):

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• treść wiadomości.

Formularz zapytań handlowych:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• nazwa firmy,
• numer NIP,
• treść wiadomości,
• informacje dotyczące zapytania (np. rodzaj pojazdu, sposób eksploatacji, okres najmu, planowany miesięczny przebieg).

Podanie danych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi udzielenie odpowiedzi na przesłane zapytanie.

3.2 Dane przetwarzane automatycznie

Serwis nie wykorzystuje plików cookies, narzędzi marketingowych ani zewnętrznych systemów śledzących użytkowników.

Administrator nie prowadzi profilowania użytkowników ani analiz behawioralnych w oparciu
o dane osobowe.

4. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

4.1 Obsługa zapytań przesyłanych przez formularze

• Cel: udzielenie odpowiedzi na zapytania użytkowników, prowadzenie korespondencji, przedstawienie informacji o ofercie na żądanie użytkownika.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

4.2 Dochodzenie roszczeń i obrona przed nimi

• Cel: zabezpieczenie interesów Administratora w przypadku sporów, wykazanie prawidłowości prowadzonej korespondencji lub działań.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.

5. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które wspierają Administratora w bieżącej działalności, w szczególności:

• dostawcom usług informatycznych,
• dostawcom usług poczty elektronicznej (Microsoft 365).

Podmioty te przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia danych osobowych lub standardowych warunków umownych, zgodnie z art. 28 RODO.

6. PRZEKAZYWANIE DANYCH DO PAŃSTW TRZECICH

W związku z korzystaniem z usług Microsoft 365, dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (np. do Stanów Zjednoczonych).

Przekazywanie danych odbywa się na podstawie:

• standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską
  lub
• innych mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, stosowanych przez dostawcę usług.

7. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Dane osobowe są przechowywane:

• przez czas prowadzenia korespondencji oraz po jej zakończeniu – przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń,
• nie dłużej niż do upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa.

Po upływie tych okresów dane są usuwane lub anonimizowane.

8. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych,
• prawo do ich sprostowania,
• prawo do usunięcia danych,
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w przypadkach przewidzianych w RODO,
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wnioski dotyczące realizacji praw można składać na adres e-mail: rodo@halorentalsystem.com.

9. LINK DO HALO PLATFORM

Serwis zawiera link umożliwiający przejście do Halo Platform – systemu operacyjnego Spółki, funkcjonującego na odrębnej infrastrukturze technologicznej (platforma Pinquark).

Przejście do Halo Platform następuje poprzez przekierowanie. Dane osobowe użytkowników nie są przekazywane za pośrednictwem Serwisu na etapie logowania do platformy.

Zasady przetwarzania danych w Halo Platform podlegają odrębnym regulacjom.

10. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI

Administrator może dokonywać zmian niniejszej Polityki prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa lub sposobu funkcjonowania Serwisu. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna w Serwisie.

Data obowiązywania: od 05 grudnia 2025 roku